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Colaboração de email no Office 365

O Office 365 estimula a colaboração através de grupos, listas de distribuição, também chamadas de grupos de distribuição, caixas de correio de site, caixas de correio compartilhadas e pastas públicas. Cada uma destas opções tem uma finalidade, experiência do usuário e conjunto de recursos diferentes. Sua utilização dependerá da necessidade dos usuários e de quais ferramentas sua organização oferece.

Resumo das opções de colaboração

Essa tabela explica as diversas opções de colaboração disponíveis com o Office 365.

Ferramenta de colaboração Descrição
Grupo Um espaço de trabalho compartilhado que funciona em todos os aplicativos no Office 365. Inclui uma caixa de entrada compartilhada, calendário e OneDrive para o site de negócios para armazenar arquivos. Os usuários podem criar, localizar e ingressar em grupos diretamente do seu email ou calendário. Usuários novos e existentes com uma assinatura do Office 365 ou Exchange Online podem usar os grupos.
Caixa de correio compartilhada Uma caixa de correio para que os usuários selecionados possam ler e enviar emails, e compartilhar um calendário comum. As caixas de correio compartilhadas também podem servir como um endereço de email genérico (como info@contoso.com ou vendas@contoso.com), que os clientes podem usar para obter informações sobre a sua empresa. Quando a permissão Enviar como for habilitada na caixa de correio compartilhada, os emails enviados a partir da caixa de correio vão usar o endereço genérico (por exemplo, vendas@contoso.com).
Lista de distribuição ou grupo de distribuição É usada para enviar mensagens de email para duas ou mais pessoas ao mesmo tempo. Os grupos de distribuição também são conhecidos como grupos de distribuição habilitados para email. Uma variante do grupo de distribuição, chamado de grupo dinâmico de distribuição, é um objeto de grupo do Active Directory habilitado para email usado para enviar emails a um grupo grande e desenvolvido de destinatários. Você pode especificar filtros e condições para determinar os destinatários exatos, como todos os membros de uma localidade em especial ou todos os funcionários em tempo integral.
Caixa de correio do site Inclui a associação ao site do SharePoint Online (proprietários e membros), armazenamento compartilhado através de uma caixa de correio do Exchange para emails e um site do SharePoint Online para armazenar e compartilhar documentos. Uma caixa de correio de site inclui emails do Exchange e documentos do SharePoint juntos. Uma caixa de correio local serve como um arquivo central para o projeto, proporcionando um local para arquivar emails e documentos, os quais podem ser acessados e editados somente por membros do site. Além disso, as caixas de correio de site têm um ciclo de vida específico e são otimizadas para uso dos projetos com datas definidas de início e fim.
Pasta pública As pastas públicas, projetadas para permitir o acesso compartilhado, proporcionam uma maneira fácil e eficaz de coletar, organizar e compartilhar informações com outras pessoas em sua organização. As pastas públicas organizam conteúdo em uma hierarquia profunda de fácil navegação e estão sempre visíveis no modo de exibição de pasta do Outlook. Uma pasta pública poderá ser habilitada para email e adicionada como um membro do grupo de distribuição. Os emails enviados para o grupo de distribuição são automaticamente adicionados à pasta pública para arquivamento ou para consultas posteriores. As pastas públicas também proporcionam o compartilhamento de documentos simples, caso você não possua uma assinatura do SharePoint Online.

Quais ferramentas de colaboração devem-se usar?

A tabela a seguir fornece uma rápida perspectiva dos vários tipos de grupos e explica quando e como usá-los com os diversos recursos de colaboração do Office 365.

 

Grupos Listas de distribuição Caixas de correio de site Caixas de correio compartilhadas Pastas públicas
Quem utiliza? Os usuários que desejam um espaço de trabalho de colaboração para suas mensagens, arquivos e calendário de grupo, integrados aos serviços do Office 365, os quais já utilizam (Outlook Web App, OneDrive for Business) Os usuários que precisam enviar emails a um grupo de destinatários, com interesses ou características em comum. Os usuários que trabalham em conjunto em um projeto específico, com datas definidas de início e fim. Os documentos do projeto são armazenados em um site do SharePoint Online e os membros da equipe podem enviar e receber emails relacionados ao projeto, através da caixa de correio do site. As caixas de correio compartilhadas são uma ótima maneira de lidar com questões por email de cliente, porque várias pessoas em sua organização podem compartilhar a responsabilidade de monitorar a caixa de correio e responder consultas. Suas questões de cliente obtém respostas mais rápidas e todos os emails relacionados são armazenados em uma caixa de correio.

Os delegados que trabalham em nome de uma identidade virtual, como suporte@contoso.com. Os delegados podem responder aos emails como a identidade compartilhada da caixa de correio.

Com as permissões adequadas, todos podem acessar e pesquisar as pastas públicas em sua organização. Elas são ideais para o arquivamento de emails ou para o compartilhamento de documentos.
Tamanho ideal do grupo Qualquer tamanho Grande Pequeno Pequeno Grande
Acesso Usuários do Exchange Online e Office 365 Para grupos de distribuição, membros devem ser adicionados manualmente. Para grupos de distribuição dinâmicos, membros são adicionados com base em critérios de filtragem. Proprietários e membros de caixas de correio de site Os usuários podem ter permissões de Acesso Total e/ou de Enviar como. Os usuários também poderão adicionar a caixa de correio compartilhada ao seu perfil do Outlook para acessar a caixa de correio compartilhada, caso tenham permissões de Acesso Total. São acessíveis a qualquer pessoa em sua organização
Calendário compartilhado Sim Não Não Sim Sim
Os emails chegam na caixa de entrada pessoal dos usuários? Não. Os usuários podem se inscrever em um grupo e encaminhar todas as mensagens do grupo para sua caixa de entrada Sim. Os emails chegam na caixa de entrada de todos os membros do grupo de distribuição. Não. Os emails chegam na caixa de correio do site. Não. Os emails chegam na caixa de entrada da caixa de correio compartilhada. Não. Os emails chegam na pasta pública.
Clientes com suporte
  • Outlook 2016
  • Outlook 2013 (avançar após assinar)
  • Outlook Web App
  • Outlook 2010 (avançar após assinar)
  • Outlook 2007 (avançar após assinar)
  • Outlook 2016
  • Outlook 2013
  • Outlook Web App
  • Outlook 2010
  • Outlook 2007
  • Outlook 2013
  • SharePoint
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